Hábitos y herramientas para ser más productivo en tu día a día

Los que me conocen saben que estoy obsesionada con hacer más en menos tiempo. Para mí es un tema de ser eficiente con mi tiempo, pues me encanta hacer listas de tareas, tachar las que hago (me da muchísima satisfacción) y, sobre todo, medir cada tarea con un contador. Es más, ahora mismo tengo uso como herramienta de productividad en mis empresas, un contador para ver cuánto tardo en escribir este artículo y crear más espacio en mi agenda para seguir compartiendo contigo lo que cada día aprendo.

Importancia de las herramientas de productividad

Mi tiempo es oro, y lo cierto es que desde que soy madre y empresaria es muy limitado. El arte de delegar se convirtió en mi mejor aliado, pero aun así muchas cosas personales y profesionales dependen de mí y, por eso, mi insistencia en ser más eficiente con mi tiempo. Me tocó leer mucho sobre la productividad en las empresas, asistir a talleres, ver webinars, leer libros (mi preferido Make Time a pesar de que son radicales en algunos aspectos) y probar muchas cosas.

En este artículo te quiero compartir los mejores hábitos o técnicas y las herramientas para mejorar la productividad que he utilizado para no solo sentirme más eficiente, sino también sentirme mejor.

• ¿No te pasa que llega el final del día y sientes que no hiciste cosas importantes a pesar de haber hecho muchas cosas?
• ¿No te has puesto a pensar que comenzaste el día pensando en todo lo que querías hacer y terminaste haciendo las prioridades de otros?
• ¿No te sientes cansado de pasar las tareas de un día a otro porque nunca llegas?
• ¿Has comprado todas las agendas de planificación y ninguna te hace sentir mejor?
• ¿Te vas a la cama pensando en todo lo que no hiciste?

Así me sentía yo antes de tomar el control de mi tiempo. El detonador fue Tony Robbins cuando en un evento me dijo “Si no tienes 10 minutos para ti NO tienes una vida”.

Yo me quejaba de que no tenía tiempo y no podría sacar 10 minutos para meditar; y lo cierto es que tenía tiempo libre pero no lo invertía de la forma adecuada, y decidí retomar el control de mi tiempo y por ende de mi vida.

Lo primero que hice y que quiero que tú también hagas es medir cuántas horas al día y a la semana le dedicas a tu móvil. Tu peor enemigo es el móvil y te lo demostraré cuando veas las horas, o mejor dicho, días que le dedicaste al móvil.

Yo me medí por varias semanas, y una semana trabajando fuera de la oficina (sí, aunque me cueste admitirlo duermo entre 7-12 noches fuera de casa cada mes) llegué a la friolera de 52 horas utilizando el móvil (2 días utilizando el móvil). Me puedo justificar con los demás, pero siendo honesta conmigo y contigo, que me regalas tu valioso tiempo, lo cierto es que de trabajo fue solo el 50%-60%, y el resto fue perder el tiempo pasando de una aplicación a otra.

El uso del móvil no solo me alejó de mis objetivos y tareas diarias, sino que me hacía sentir muy cansada y hasta mal conmigo misma. Me llegué a sentir mala empresaria, mala madre y hasta mala esposa por el consumo de redes sociales. No te imaginas lo bien que duermo ahora porque cambié el móvil por un libro, o porque en las mañanas cambié el email por un podcast….

¡Pero ya basta de avanzarte mis hábitos y herramientas para mejorar mi productividad! Vamos a detallarlos uno a uno para ver cuál puede ser más útil en tu plan de ser más eficiente.

Técnicas y herramientas para mejorar la productividad

Toma nota de estas herramientas personales que puedes aplicar para liberar tu agenda empresarial y sentirte mejor:

1. Quítate las distracciones

Si no tienes fuerza de voluntad y caes fácilmente en la tentación, ayúdate definiendo barreras. Hay muchas herramientas de productividad para esto. Las mías fueron sencillas pero MUY efectivas. Podrán sonarte drásticas, pero me siento tan bien que no volvería al estilo de antes ni aunque me paguen 😉

• Ve a la configuración de tu móvil y quita todas las burbujas de las aplicaciones. Si abres la pantalla de tu móvil y te salen burbujas de 6 mensajes en Whatsapp y 10 en Instagram irás a cada aplicación y te quedarás en un bucle infinito perdiendo el tiempo. Es más, me atrevo a decirte que seguro entraste por un mensaje de tu madre y terminaste haciendo de todo menos responder a tu madre.
• Vuelve a la configuración y quita todos los “push notifications”. Así tu pantalla NO se iluminará a no ser que sea una llamada o un SMS (si alguien tiene que contactarte urgentemente que te llame o envíe un SMS). Los WhatsApp NO son urgencias 😉 Yo solo dejé las de bancos, mapas, Uber y las de mi calendario. Notificaciones que realmente me aportan y que NO me distraen.
• Utiliza más relojes y evita tocar el móvil para ver la hora. En la configuración de tu móvil (iPhone) o con aplicaciones en Android, puedes ver cuántas veces desbloqueas tu móvil para utilizarlo. ¡Las cifras son alarmantes!
• Con tu ordenador puedes instalar la extensión de Chrome  BlockSite. Con esta podrás bloquear redes sociales, tal y como hice yo con Facebook, Instagram y Twitter.

2. Define límites

Fluir es uno de mis mantras, pero no quiero ser esclava de aplicaciones sin necesidad. Por eso definí 1 hora al día para utilizar Gmail, Facebook e Instagram desde mi móvil.

Ahora estarás pensando cómo rayos una persona que “vive de las redes sociales” solo las utiliza 1 hora al día. Pues bien, en el 30% de los casos tengo que darle a ignorar límite (mira la imagen de abajo) si realmente es importante (trabajo, campañas de lanzamiento, publicación de contenidos, etc.), pero créeme que ahora, al saber que solo tengo una hora, hago todo mejor y más rápido. Sigo estando al día de mis amigos y contactos, pero no soy esclava y solo consumo lo que me aporta y me hace sentir bien.

 

 

 

 

 

El otro límite que tuve que imponer fue para el uso del email.

Desde que me despertaba comenzaba mi repaso de aplicaciones, Whatsapp, email, Slack (chat oficina) Instagram y Facebook. No me había parado de la cama y ya estaba estresada y agobiada.

Ahora que definí mis horarios, cuando me despierto solo reviso el Whatsapp y abro la aplicación de Podcast para continuar un episodio o comenzar uno nuevo.

Como ves, he pasado de estrés a conocimientos nuevos y motivación para tener el mejor de los días.

Slack lo reviso de camino a la oficina y lo alterno con llamadas para delegar y resolver cosas del trabajo.

El email, de ser prioridad en mi cama, lo veo entre 10 AM y 11AM y no lo vuelvo a revisar hasta la tarde, me niego a seguir poniendo las prioridades de otros por encima de las mías y por eso muchas veces mi equipo es que me tiene que decir que vaya al email para ver nuevas aprobaciones o temas importantes.

Recuerda que si realmente es importante buscarán una forma de contactarte, y créeme que, mientras,  tú estarás más enfocado y te sentirás hasta más libre y aliviado de las preocupaciones de otros. Lamentablemente TODO es urgente para muchas personas y muchos inclusive querrán convertir sus problemas en tuyos. No dejes que esto ocurra y recupera el control de tu tiempo 😉

En conclusión:

• Limita tu tiempo de ocio con herramientas para mejorar tu productividad. Siempre habrá excepciones, pero teniendo una limitación te controlarás más y disfrutarás más de tu vida y de los que te rodean en la vida real.
• Define horarios para el email y enfócate más en tus prioridades que en las de los demás.

3. Agradece y medita

¿Te gusta la meditación?

Perfecto, saca tiempo para meditar y sentirte mejor contigo mismo. Si quieres probar a meditar, bájate la aplicación CALM y comienza.

¿No te gusta la meditación?

No pasa nada, pero por lo menos dedícate unos minutos para ti, repasa tu día, agradece y visualiza dónde quieres llegar.

Este ejercicio sencillo me hace sentir muy bien. Tenemos la manía de recordar lo que NO hemos hecho, en vez de agradecer lo que hemos hecho y conseguido y convertir ese agradecimiento en nuestra gasolina para llegar a donde queremos y/o necesitamos llegar.

4. Lee 

Este año no he podido leer todos los libros que quería y siempre culpaba a la falta de tiempo; lo cierto es que la culpa era de la falta de organización de mi tiempo.

Leer es un hábito muy poderoso, no solo te hará sentir mejor, también te hará más culto y te ayudará a ser mejor tanto a nivel personal como a nivel profesional.

Yo soy de leer libros en papel y algunos más técnicos con el Kindle para tomar apuntes. Yo soy de las que lee y crea. Leo una novela y soy capaz de sacar algo para mejorar como persona o como empresa.

Hazte un favor: ve a una librería, comienza a ojear libros y cómprate uno o dos para comenzar o retomar este hábito tan importante.

Otra cosa que hago es ponerme audio-libros cuando me voy de compras sola. Además de hacerse más ameno ese tiempo aprendo y gasto menos (jejeje). Utilizo Audible como aplicación de audio-libros.

Define un objetivo diario de lectura y cúmplelo. En mi caso son mínimo 10 minutos al día, aunque como te imaginarás siempre le dedico más tiempo porque me quedo enganchada y paro cuando los ojos ya no se sostienen abiertos.

Jose y yo, buscando un equilibrio entre nuestras vidas y trabajo, decidimos sacar la televisión de la habitación hace meses. Al principio la sustituíamos consumiendo redes sociales antes de dormir y ahora es leyendo. Hemos llegado a un punto donde tengo que tener un libro hasta para mi bebé porque ella nos ve y quiere también “leer” (o seamos honestos: comerse los libros a bocados). Ojalá Emma nos copie en la lectura, porque amo viajar y ver niños con libros en vez de iPads. Sería el mejor hábito que podría heredar.

5. Define tu objetivo del día

¿Cuál es tu objetivo principal?, ¿qué te gustaría hacer HOY para sentirte satisfecho con tu gestión del tiempo?

Cada día tendrás decenas de tareas, pero hay una que te motiva especialmente. Puede ser terminar de leer un libro o finalizar una presentación de Power Point.

Define en cada día tu momento “Highlight” (esto lo aprendí del libro Make Time) y cúmplelo. Si te soy honesta, mi Highlight del día era escribir este post y grabar el audio. En otra columna puse todas las otras tareas, pero ninguna me causaba más emoción que esta.

Yo me desperté hoy queriendo hacer esto, y una hora después estoy llegando a las últimas palabras. ¡Imagínate lo feliz que me siento conmigo misma! Te invito a sentir lo mismo cada día cumpliendo tu tarea principal y otras tareas.

En mi caso abro una libreta y divido una hoja en dos columnas: la del “Highlight del día” y la de las otras tareas. Es mi hoja de ruta y me gusta hacerla al llegar a la oficina o la tarde previa.

Y hasta aquí mi lista de hábitos, y el por qué doy tanta importancia a las herramientas de productividad, pues me ayudan a ser mejor cada día y, por tanto, sentirme mejor. ¿Cuáles son los tuyos?