Cómo planificar tu día de trabajo sin morir en el intento [Incluye plantillas]

El 31 de diciembre fue mi cumpleaños y como tradición envié unos recursos gratuitos a mi comunidad de suscriptores para celebrar mi cumpleaños. Los recursos fueron las plantillas de planificación que uso cada semana y día para conseguir finalizar mis tareas en el menor tiempo posible.

Cuando me independicé mi productividad se disparó y comencé a tener buenísimos resultados, sin embargo, con los viajes esto luego se complicó y decidí formalizar mi metodología de trabajo y ser más exigente conmigo misma. Por eso diseñé unas plantillas de planificación sencillas pero efectivas. A través de este post te quiero compartir cómo me planifico cada semana y cada día para ser más productiva.

Mi ritual semanal

Cada domingo tarde/noche me dedico a completar mi planificador semanal. Lo hago el domingo, porque me gusta arrancar el lunes con fuerzas y teniendo claros los objetivos de la semana. Este trabajo no me quita más de 15 minutos y te aseguro que merece la pena. Como verás al descargarte mi planificador tengo diferentes campos:

  • Un listado genérico de los pendientes que quiero completar en la semana.
  • Un listado por día de las tareas, que no es lo mismo que pendientes y te pongo un ejemplo. Un pendiente es crear una campaña de anuncios, las tareas serían: crear landing pages, crear diseños de anuncios, crear descuentos, etc.
  • Un reto de la semana, cada semana me pongo el objetivo de terminar algo que tengo pendiente y créeme que trabajo para cumplirlo. Esto me motiva y me ayuda a cerrar cosas más tediosas y aburridas.
  • Notas para que no se me olviden cosas importantes o ideas que quiero desarrollar durante la semana.

Cuando completo este planificador lo dejo en mi escritorio  justo debajo de mi pantalla durante toda la semana.

Mi ritual diario

El mismo domingo también hago la planificación del otro día (lunes), el resto de días hago la planificación próxima antes de dejar de trabajar. Esto lo aprendí de un entrenamiento de productividad que tuve con mis ex-compañeros de Muwom. Si dejas los pendientes para el día siguiente se te olvidan cosas y pierdes tus mejores momentos de productividad.

Mi planificación diaria se resume en:

  • Listado de pendientes que quiero completar en el día.  Cada vez soy más realista, he aprendido a entender que no soy una superhéroe para hacer muchas cosas a la vez.
  • Un reto sencillo del día, tipo: vaciar la bandeja de mis correos.
  • Las tareas que hago en la mañana y en la tarde con el tiempo que tardé en hacerlas. Esto me ayuda a optimizar mejor mi tiempo para próximas ocasiones y sobre todo para planificar cada día. Por ejemplo, en mi cabeza decía que en 2 horas hago una landing page, cuando en realidad entre mi perfeccionismo, diseño de gráficas y correo electrónico tardo entre 5 y 6. Ahora ya soy realista y asigno una tarde a cada landing page. Además aprendí que no es lo mismo trabajar de 9 a 12 que de 3 a 6pm. Las tareas cuestan más en la tarde 😉
  • También apunto las reuniones, no me gusta pasar más de una hora y media en cada reunión, porque siento que se pierde el foco y el tiempo. ¿Cuántas reuniones no hemos tenido que podían haber sido un correo?

Sé que muchos se sorprenderán de por qué recurro a un formato impreso cuando soy tan digital, pero la realidad es que escribir, dibujar y hacer garabatos me gusta y me relaja. Además me ayuda a no tener los ojos en una pantalla, me ayuda a sentirme más humana.

Mis secretos para ser más productiva

  • Las reuniones a partir de media mañana (nunca al inicio). Antes cometía este error y me estropeaba todo el día. Por eso pongo reuniones a partir de las 11AM. Normalmente entro a trabajar a las 9:00-9:30.
  • Las reuniones de la tarde justo después de comer que es mi momento menos productivo del día y así me quedan un par de horas en la tarde para re-activarme y cerrar cosas.
  • Ver una serie al medio día después de la comida para desconectar totalmente del trabajo. Aprovecho para dejar mi móvil en el escritorio y olvidarme del trabajo por una hora.
  • Tengo desactivadas las notificaciones del móvil de redes sociales por dos razones: para no volverme loca y para no distraerme de forma constante.
  • Escuchar música de fiesta todo el tiempo. Mi oficina es como si fuera una discoteca y a veces me pongo hasta a cantar.
  • Hacer pausas frecuentes de 10 minutos durante todo el día para chatear, ver redes sociales o para hablar con amigos y familiares.
  • Aprovecho mi momento de arreglarme en la mañana para llamar a Rosellina y repasar los pendientes del día (literalmente intento aprovechar cada minuto).
  • Delegar muchas cosas a Rosellina para tener más tiempo para crear, gestionar y aprender.
  • Premiarme cuando consigo el reto del día y la semana con caprichos (una tarde libre, comprar algo, más tiempo de almuerzo, entrar más tarde a trabajar, etc.
  • Agrega un follow-up a cada correo según la respuesta que me dan. Por ejemplo, si me dicen, el lunes lo vemos, agrego una alerta para darle seguimiento.

Mis herramientas y recursos para ser productiva

  • Hojas en blanco y/o mi libreta para apuntar.
  • Lápices y marcadores de colores.
  • Evernote para apuntar cosas rápidamente y tenerlas archivadas en categorías.
  • iPad Pro que llevo siempre en mi bolso grande para responder más rápido a correos, hacer Skype con clientes desde cualquier parte o simplemente para apuntar nuevas ideas de proyectos.
  • Google Calendar para agendar mis reuniones y recordarme cosas importantes.
  • Audífonos inalámbricos para escuchar música y poderme mover fácilmente y sin un cable en el medio.
  • Whatsapp web para chatear con mi equipo y colaboradores. Esto me funciona de maravilla y ha hecho que ni toque el móvil cuando estoy trabajando.

Descarga mis plantillas de planificación

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Si quieres contagiarte de mi planificación, descarga ahora mismo mis plantillas para tu propio uso. Pruébalas una semana y dime si conseguiste cerrar más pendientes y ahorrar tiempo. Para acceder a mis dos plantillas, tan sólo tienes que suscribirte a mi newsletter y confirmar la suscripción. Luego automáticamente recibirás un correo con el enlace de descarga.

En comentarios espero conocer cómo te planificas cada día y semanalmente.

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Imagen: ShutterStock

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4 comments

  • Carmelo Beltrán January 8, 2016   Reply →

    Un post muy interesante. Voy a empezar a aplicarlo en mi rutina.

  • Cova January 8, 2016   Reply →

    Hola Vilma

    Desde luego, te acabas de convertir en mi heroína. Vaya tela tu organización diaria.

    Yo estoy luchando por mejorar mi productividad diaria. Ya he empezado a identificar en que horas estoy más centrada para asignar a esas horas la redacción de contenidos. Como comentas, después de comer, me cuesta un montón estar 100%.

    Me he descargado la plantilla, ya te contaré que tal me funciona.

    Un saludo!

    Cova

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