4 Pasos para ser más productivo y administrar bien tu tiempo

¿Cuantas veces a la semana te sientes cansado y quemado al final del día? Sientes que la vida gira en torno al trabajo y otras responsabilidades que a veces parece que no tienes tiempo ni de tomar un buen respiro.

La cultura en la que vivimos actualmente le ha regalado nuestra vida al trabajo. Lo normal son largas horas, más de 10 horas al día y fines de semana. Todo a cambio de la promesa de “subir” rápidamente la escalera hacia el éxito. 

Siendo un Community Manager o Social Media Manager, recibimos mensajes y consejos de decenas de fuentes de información. Unos nos dicen que el Facebook Advertising es la respuesta, otros hablan sobre estrategias de mailing e inbound marketing, otros con nuevas plataformas como Periscope, la lista de “oportunidades” para sobresalir es cada día más larga. Todos queremos ser el último hit, la solución más creativa, ganar premios y consolidar nuestras carreras.

El problema con este modelo es que con tantas cosas a las cuales ponerle atención, es virtualmente imposible terminar de comprender y dominar una de tantas cosas que queremos hacer o crear.

Las mentes creativas son demasiado sensibles al ruido e interrupciones del mundo que los rodea, tenemos que enfrentar a la constante transmisión de alertas, notificaciones y pings a toda hora del día. Cada una demanda nuestra atención y nuestra mente hace lo mejor para poder manejarlo, sin embargo, llegamos a un punto en el que la sobrecarga de información es demasiada y es cuando nos sentimos quemados. 

Cuando estas en los primeros años de tu carrera, posiblemente sin responsabilidades, es muy normal que el trabajo sea el centro de tu atención. Conforme los años pasan, las responsabilidades crecen y tus prioridades van cambiando. Para ese entonces ya estas perdido pues has pasado años aprendiendo y desarrollando hábitos y rutinas de trabajo que solo contribuyen a que malgastes tu energía y tiempo.

Scott Belsik, fundador de Behance, escribió sobre este tema en el prefacio del Libro Manage your Day to Day. “Las perspectivas en este libro me tomaron por sorpresa — Me di cuenta que, sin saberlo, la mayor parte de mi energía más valiosa la han estado consumiendo los malos hábitos. Las prácticas que realizaba en el día a día me han puesto a la merced de todo lo que revuela alrededor mío — todo excepto por mis metas y verdaderas preferencias.”

“Mucho ha cambiado en los últimos años, por ejemplo, mi calendario y documentos están todos en la nube. La cantidad de dispositivos, apps y alertas que utilizamos es más grande que nunca. Y con la nueva habilidad para poder trabajar desde cualquier lugar, el resultado del trabajo que hago también ha cambiado sin intención. Para mientras, yo he estado allí afuera, trabajando duro pero nunca tomando un inventario de mis actividades. Si seguimos jugando sin tener un descanso, tu desempeño empieza a pagar las consecuencias.”

“Cada buen líder debe enfrentar a sus propios demonios para poder vencerlos. Siempre lo he sabido, pero no estaba consciente de problemas inmediatos. Estos días los demonios son más insidiosos; son las molestias de todos los días, las pequeñas cosas que nos roban el potencial para hacer grandes cosas.”

Y es que si analizamos bien nuestros días, le damos prioridad a cosas sin sentido y nuestras metas, objetivos y relaciones personales pasan a segundo plano.

La frase: “esta semana no me dio tiempo de ___________________, pero la próxima semana si empiezo.”

Llena el espacio en blanco con: hacer ejercicio, comer sano, visitar a tu mamá, llamar a tu amiga o amigo que acaba de graduarse, tener un hijo, etc.

Si evalúas a consciencia tu día, ¿en que lo has invertido? Estas cansado y estresado al final del día pero no sabes explicar porque.

Los resultados de este estilo de vida desordenado pueden ser:

• Falta de enfoque
• Dedicarle tu vida a las cosas equivocadas
• Pérdida de libertad personal
• Estrés y enfermedades

Las preguntas más importante que tienes que contestar en este punto es, ¿Vale la pena? ¿Porqué estoy haciendo esto?

Es momento de responsabilizarte por el problema. Dejar de echarle la culpa a tu ambiente, tu empresa o tus recursos. Nadie vive en la situación “ideal”. Nuestros resultados, tanto de trabajo, salud o personales son producto de nuestros hábitos y rutinas.

Si tus resultados no te dan un tremendo orgullo, es momento de evaluar dónde estas dejando que tus metas y objetivos se escapen por las grietas.

Si somos capaces de ser proactivos en lugar de reactivos, si poseemos la habilidad de evaluar y mejorar nuestros hábitos de trabajo vamos a lograr los resultados que estén en congruencia con nuestros objetivos finales.

Hemos oído hablar mucho de la productividad personal y la administración del tiempo pero, ¿es verdad que podemos administrar nuestro tiempo?

Existen muchas apps y técnicas para poder “administrar el tiempo” sin embargo, tal como lo menciona Belsik no se trata de utilizar la mejor app en el mercado, se trata de tener los hábitos y las prácticas que te permitan enfocar tu mente y energía en lograr las cosas que son importantes, para ti.

Correcto: PARA TI. Esta es la clave de la productividad personal. Vivimos en un mundo de distracciones, de cosas que “revuelan a tu alrededor”, te quitan la concentración y el tiempo y que no tienen absolutamente NADA que ver con tus prioridades personales.

Entonces, si eres un workaholic, sedentario, multitasker, que revolotea haciendo 10 cosas a la vez déjame decirte que estas en el camino directo a los resultados promedio, una vida llena de trabajo “ocupado” pero no trabajo “significativo”. 

¿Cómo puedes empezar a evolucionar y convertirte en un ser productivo, consciente y feliz?

1. Empieza por evaluar tus hábitos.

¿Eres de los que se quedan despiertos hasta altas horas de la noche revisando tu teléfono o tablet?

¿Eres de los que apagan el despertador 3-4 veces y luego sales corriendo sin siquiera desayunar pues ya vas tarde al trabajo?

¿Eres de los que trabaja hasta el cansancio, en ocasiones sin siquiera parar para almorzar?

Esto es el equivalente a que tomes una hoja de papel, le pongas gasolina y le prendas fuego. Estas quemando toda tu energía sin siquiera haberte sentado a trabajar por más de 2 horas.

Todos estos son malos hábitos que afectan tu productividad y eficiencia. Hay muchos factores que afectan la concentración y tu desempeño, cosas como la calidad de descanso que tienes, el sedentarismo y cómo te alimentas.

Como lo dije al inicio, una app no va a resolver estos problemas, tu eres el único que puede tomar responsabilidad y desarrollar las rutinas que te vuelvan una persona con mejor desempeño.

2. Conoce tus prioridades.

¿Porque nos distraemos tan fácilmente? Nuestra mente esta diseñada para hacer una sola cosa a la vez. Si crees que eres el Master del Multitasking, disculpa si te bajo de tu nube, pero lo único que estas haciendo es pasando de una tarea a otra y luego regresando. Lo cual es muy poco productivo, te estas tardando el doble en lugar de solo concentrarte en una tarea y terminarla, bien.

A todos nos ha pasado que estamos mandando mensajes en dos chats distintos y le terminas enviando el mensaje (que por cierto es el más vergonzoso) a la persona equivocada. Al tratar de hacer 2 o más cosas a la vez solo divide el 100% de tu atención en cada actividad y cuando le dedicas parcialmente tu atención a algo es cuando caemos en los errores y quedamos en nuestro trabajo como “descuidados”.

Luego, tenemos el problema que queremos hacer todo, cualquier proyecto o actividad que se nos ponga enfrente. Nos hemos creído esa frase que hay que decirle “SI”  a la vida. ¿Viste la película Di Que Si? ¿Cómo termino el personaje de Jim Carey por decirle que si a todo? MAL.

Mientras más definido tengas cuales son tus prioridades, más claridad tendrás de cuales son aquellas actividades que APORTAN esas prioridades.

Es como si estuvieras creando una campaña en línea, sabes que necesitas saber exactamente quien es tu nicho porque si sacas un anuncio que sea para todo el mundo, no tendrá el mismo impacto que si tienes un mercado pequeño bien segmentado.

¿Qué significa para ti “invertir el tiempo bien”?

3. Aprende a administrar las interrupciones.

Una persona promedio pasa hasta 4 horas al día en algún aparato digital, tablet, computadora, teléfono, tv o juegos. Estas 4 horas, a lo largo, representan 13 años de tu vida. ¿Qué tanto puedes lograr en 13 años? Es prácticamente volver a cursar la escuela completa desde el kínder hasta bachillerato.

¿Y si hablamos de los años actuales? ¿Donde crees que vas a estar dentro de 13 años? Es toda una vida. La mayoría de grandes empresas y sus líderes se formaron en menos de 13 años y sin embargo, nosotros decidimos conscientemente DESPERDICIAR 4 horas de nuestro día en información de relleno, memes, correos sin sentido y feeds.

Una regla de oro de productividad es Maneja las Interrupciones, eso quiere decir que dejes de ser reactivo a todas aquellas cosas que “revolotean” a tu alrededor y le des importancia solo a lo que esta en integridad y congruencia con tus objetivos de vida.

4. Adopta un sistema que te permita ser productivo basado en tu personalidad. 

Así como escoges tu ropa, zapatos y gadgets; de la misma manera tienes que escoger las prácticas, herramientas y sistemas que te ayuden a ser más productivo. Para eso necesitas conocer cuales son tus fortalezas, preferencias para trabajar y tu personalidad productiva.

¿Te ha pasado que oyes que otros hablan sobre aquel increíble sistema o aplicación que les ha dado grandes resultados? Vienes y la descargas, ya sea en tu teléfono o en tu computadora. Después de un par de horas tratando de agarrarle la onda, te das por vencido. No es que no funcione tan bien como te dijeron, es que no funciona bien con TU personalidad. 

Todo método, para que logres adoptarlo, aprenderlo y aplicarlo para tu beneficio; tiene que coincidir con tu personalidad y gustos. Es por eso que existen miles de marcas para un mismo producto porque aunque las personas pareciera que tenemos muchas cosas en común la realidad es que cada uno es un mundo diferente y lo que funciona para otro es muy probable que no funcione para ti.