5 Funcionalidades de Excel que te ayudarán en tu trabajo diario

Vilma Núñez

20/05/2016

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¿Te imaginas llegar a la oficina por la mañana y crear informes de tus campañas de marketing con sólo pulsar una tecla?

¿Te imaginas sacar informes personalizados y con gráficos representativos de tu último proyecto?

¿Te imaginas poder analizar los datos obtenidos sobre el comportamiento de tu cliente frente a productos ofrecidos?

¿Te imaginas poder crear plantillas para controlar los presupuestos ofertados?

Pues deja de imaginar, porque todo esto y mucho más puedes hacerlo con Microsoft Excel, el programa que te permitirá trabajar con la hoja de cálculo de manera ágil y profesional. Este software pertenece al paquete de Office junto a otros programas como Access, Word o Powerpoint.

Excel es más fácil de utilizar de lo que en principio puede parecer. Creación de tablas, gráficos, formatear los datos y analizarlos serán tu día a día para que ganes tiempo y dinero.

Excel es utilizado por múltiples profesionales para tareas económicas, estadísticas, de finanzas, investigaciones y también para tareas de marketing. En definitiva cualquier profesional que necesite analizar y crear informes no puede dejar de utilizar esta hoja de cálculo.

A continuación te muestro 5 funcionalidades de Excel que podrás utilizar en tu próximo proyecto:

Funcionalidad 1. Formato condicional

Screen Shot 2016-05-11 at 2.25.20 PMGracias al formato condicional podrás aplicar diferentes formatos a las celdas dependiendo de los valores que contengan.

De esta manera puedes formatear con un fondo verde aquellos clientes que te hayan comprado más productos. Gracias a ese formato podrás visualizar de manera rápida tus mejores clientes.

Acceso: Inicio>Estilos>Formato condicional.

Funcionalidad 2. Inmovilizar filas y columnas.

Screen Shot 2016-05-11 at 2.25.25 PMSeguro que en más de una ocasión has tenido un listado muy grande de clientes y en la primera columna tenías su nombre. Suele ocurrir que la información que quieres comprobar se encuentra en una columna muy alejada y por lo tanto la columna del nombre queda muy a la izquierda.

Con la opción de inmovilizar filas y columnas podrás dejar una fila o columna fija y de esta manera poderte mover pon el resto de información, sin perder de vista a que cliente pertenecen los datos.

Acceso: Vista>Inmovilizar>Inmovilizar paneles

Funcionalidad 3. Tablas dinámicas.

Screen Shot 2016-05-11 at 2.25.34 PMCon las tablas dinámicas podrás crear tablas de manera automática permitiéndote poder elegir que campos quieres que aparezcan en las filas, columnas y datos centrales de dicha tabla.

Su funcionamiento es muy fácil y simplemente arrastrando campos creamos tablas complejas muy rápidamente.

Acceso: Insertar>Tablas dinámicas

Screen Shot 2016-05-11 at 2.25.43 PM

Funcionalidad 4. Funciones.

Screen Shot 2016-05-11 at 2.25.51 PMExcel dispone de muchas funciones que te harán el trabajo mucho más fácil. Están clasificadas por categorías. Así tenemos funciones de texto, de fechas, de búsquedas o incluso para hacer búsquedas de base de datos

Ejemplo: EXTRAE(“Excel 2013”;1;5)à Extrae del texto “Excel 2013” cinco caracteres empezando por el primer carácter. Esta función devuelve “Excel”.

Acceso: Formulas>Insertar función 

funciones

Capture

Funcionalidad 5. Validación de datos.

Screen Shot 2016-05-11 at 2.26.00 PMGracias a esta funcionalidad podemos restringir la información introducida en una determinada celda a los valores que nos interesen. Puedes ser valores fijos o valores que se tengan que elegir de una lista que definamos en nuestra hoja de cálculo.

De esta manera evitamos que se produzcan errores a la hora de introducir los datos, pues limitamos los valores que se pueden escribir. Si intentamos meter un valor no válido saltaría un aviso.

Acceso: Datos>Validación de datos.

Estas son sólo 5 funcionalidades de las cientos que puedes utilizar en Excel. No lo dudes, si quieres analizar información y que no se te escape ningún dato ésta es tu herramienta.

¡Animo y a dominar Excel!

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