Los 4 mejores formatos de reuniones para CEO / líderes

Siempre hay dos preguntas que me hacen:

Hoy les quiero compartir los 3 formatos que como CEO me ayudan a gestionar mis empresas sin descuidar mis propias tareas y/o responsabilidades. Hablando justamente de responsabilidades, hagamos un repaso en todas las cosas que deberían estar en tu agenda como CEO:

• Tu espacio sagrado para almorzar y recargar las pilas.
• Sesiones de coaching / mentoría semanales o quincenales.
• Tus espacios de bloqueos para ejecutar una tarea o varias y tener la máxima concentración.
• Espacios para crecimiento personal y profesional (lectura, meditación, etc.).
• Tus reuniones más importantes.
• Tu día flexible que es un concepto que tengo hace unos años. Mi día flexible es el viernes, es donde tengo mis sesiones de coaching y donde nunca tengo ninguna reunión, ni ninguna tarea. Es un día de flexibilidad que muchas veces me sirve para descansar y otras veces para estudiar, planificar y seguir innovando.

Tener este día flexible es increíble, no solo me ha hecho más productiva, también me ha permitido tener más balance. Al principio creía que sería imposible “salir” un día de la oficina y luego descubrí que producía más teniendo esta flexibilidad.

La mayoría de veces no priorizamos todo esto que te listé previamente en nuestro calendario y como consecuencia terminamos haciendo todo menos lo que realmente es importante para nosotros. Es más, en muchas ocasiones terminando haciéndole las tareas a nuestro equipo con excusas de este tipo:

• Nadie mejor que yo lo hará y no tenemos tiempo.
• Mi equipo no puede avanzar sin mi orientación.
• No tengo tiempo de entrenar a mi equipo.

Fui víctima del perfeccionismo y de pensar que resolver era hacerle el trabajo a mi equipo. Como líderes tenemos que delegar con propósito y con un método que nos funcione. Te pongo varios ejemplos de delegar con propósito:

• Qué vas a delegar (envía un correo detallado o haz una reunión con alguien que documente).
• A quién se lo vas a delegar.
• Cuándo te lo van a entregar (es importante que te pongas un recordatorio para dar seguimiento, sí eso es parte del liderazgo).

Los 4 tipos de reuniones para CEO que convoco

Muchas veces es estratégico poner una reunión a primera hora de la mañana porque así tu equipo tendrá más tiempo para ejecutar, pero este método solo lo limitaría a casos especiales o sensibles al tiempo, es decir, lanzamientos. De lo contrario por el bien de tu productividad y la de tu equipo nunca pongas reuniones a primera hora de la mañana. Son las horas más frescas del día y se pierden muchas veces en reuniones que podrían haber sido correos.

1) Reuniones de ideación

Estas reuniones son de mínimo 90 y máximo 3 horas con un break.

El objetivo de estas reuniones es hacer lluvia de ideas para crear nuevos planes, mensajes y portafolio de productos y cualquier tema que requiera de creatividad y pensamiento estratégico. Para que estas reuniones sean efectivas necesitarás:

• Una agenda que todos los asistentes conozcan.
• Que todos los asistentes, contigo incluido, se preparen para la reunión.
• Un responsable de tomar las notas para compartirlas luego entre todos.

Un ejemplo de estas reuniones sería determinar un encuentro para diseño de producto de una nueva solución que quieren lanzar al mercado. Es probable que necesiten una o más reuniones para seguir el tema, pero comienzan con una.

2) Reuniones de aterrizar

Estas reuniones son de mínimo 90 y máximo 3 horas con un break.

Estas reuniones para CEO nacen a raíz de una agenda y un objetivo de sacar trabajo acumulado. En startups se utiliza mucho el concepto de “Hackathon“, que consiste en hacer un maratón para sacar trabajo acumulado o algo nuevo. Estas reuniones son una versión corta de este concepto.

Un ejemplo sería cuando me reuní con mi equipo para aterrizar hasta el mínimo detalle los nuevos servicios de consultoría. Con la información y las decisiones de esa reunión el equipo de diseño preparó el material y el equipo comercial salió a vender. En tres horas hicimos un trabajo que trajo un retorno rápido y seguirá trayendo.

Para mí es sano que cada mes con tu equipo trabajen en este formato.

3) Reuniones de aprobación

Estas reuniones son de máximo 1 hora, aunque te recomiendo reducirlo a 30-45 minutos. 

El objetivo de estas reuniones es aprobar varios asuntos pendientes para que el equipo evite congestión en las fechas de los proyectos o tareas. Acabo de tener una antes de seguir escribiendo este artículo con el equipo de contenidos y redes sociales. Al finalizar la reunión me pidieron unos audios de cómo yo vendería nuestro próximo producto y preparé dos audios separados de 3 minutos que luego envíe.

La reunión duró 20 minutos, más mis 10 minutos de grabación. Con esta media hora que dediqué, veinte personas o más de mi equipo tienen la base para comenzar a trabajar con un mes de anticipación en nuestro próximo proyecto.

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4) Reuniones de retroalimentación

Estas reuniones son de mínimo 90 y máximo 3 horas con un break.

Son de las reuniones para CEO más importantes. Cada vez que termines una campaña/lanzamiento e inclusive cada trimestre analiza qué hicieron bien, qué pueden mejorar y actualicen el SOP (el manual de procesos y los protocolos) para evitar errores en el futuro y ser mejores.

Como CEO voy tomando notas previas a la reunión y las divido en tres categorías:

• Lo que NUNCA debería haber ocurrido. Usualmente, esto lo notifico en tiempo real para que hagamos cambios, pero igualmente lo llevo a la reunión.
• Lo que hicimos MUY BIEN para documentarlo y repetirlo.
• Lo que tenemos que mejorar, es decir, donde sacamos “notable” si se tratase de una calificación.

Espero que estos cuatro tipos de reuniones para CEO te ayuden igual o más que a mí. Así mismo me encantaría aprender de ti y por eso abro los comentarios para que podamos todos compartir recomendaciones de productividad para reuniones.