Importancia de tener un protocolo de atención al cliente [+Plantilla]

Un negocio no puede crecer sin clientes fidelizados que lo ayuden a posicionarse en el mercado. Debemos poner mucha atención a nuestro protocolo de atención al cliente, esto nos permitirá no solo optimizar los procesos, también podremos ofrecer una mejor experiencia a nuestros clientes o posibles clientes.

En este artículo te comparto una plantilla que te ayudará a crear tu propio manual de atención al cliente, con la finalidad de que tú y tu equipo mejoren cada vez más y tengan una guía para mejoras y un bajo margen de error.

¿Por qué es importante un protocolo de atención al cliente?

Tener un registro de todos los procesos que llevamos a cabo siempre será beneficioso para nuestro negocio. El equipo y nosotros mismos llevamos un orden de cada actividad que se realiza y esto nos permite trabajar de forma eficaz y eficiente. Somos humanos y por ende podemos cometer errores u olvidar algunos pasos que debemos cumplir.

Quiero que al terminar de leer este artículo no dudes en crear el protocolo de atención al cliente de tu negocio y con la plantilla puedas tomar acción de inmediato. Así que te comparto todos los beneficios que obtendrás.

Estandarización de procesos

Un protocolo de atención al cliente garantizará que todos los procesos que se manejen dentro de la empresa pasen bajo los estándares de calidad aprobados anteriormente. Esta metodología ayudará a evitar sorpresas no deseadas y mantener todo en orden.

Demuestra experticia

Uno de los factores más relevantes durante la atención al cliente es el nivel de conocimiento que muestran los representantes de la marca. Al trabajar con un protocolo ya establecido y sólido, tus empleados memorizan las preguntas y respuestas más comunes, lo que les permitirá hablar con mayor fluidez y seguridad. Mientras más repitan el proceso, más lo irán perfeccionando.

Contenido relacionado: Guía para la gestión y mejora de la experiencia al cliente en un negocio de marketing

Respuestas rápidas

Cuando un posible cliente nos escribe, cada minuto que pasa sin obtener respuesta es una ventaja que perdemos. Tener respuestas predeterminadas nos ayudará a solventar sus dudas lo más rápido posible para que no dejen de ver en nosotros su mejor opción.

Así mismo ocurre cuando clientes tienen dudas o inconvenientes con el producto que han adquirido. Ellos nos han preferido y han puesto su confianza en nosotros, lo menos que podemos hacer para agradecerles es brindar una atención rápida y eficaz. Así seguirán confiando en nosotros y los motivamos a convertirse en embajadores de nuestra marca.

Bajo margen de error

Como te mencioné al comienzo, como seres humanos tendemos a cometer errores. Contar con un protocolo de atención al cliente establecido va a reducir este margen de error. ¿Por qué? Porque allí tendremos toda la información y el paso a paso que debemos seguir en cada caso en específico.

Un error puede costarnos un cliente y aunque no sea intencional, debemos evitar perderlos. Ya que sin importar el mercado al cual pertenezcamos, nuestra intención es siempre ayudar a quienes lleguen a nuestro negocio. Prevenir errores y ofrecer una buena experiencia nos posicionará en el mercado y ante nuestros potenciales clientes.

Contenido relacionado: ¿Cómo recuperar la confianza de mis clientes?

Entrenamiento a nuevos integrantes del equipo

Cuando llegan nuevos integrantes al equipo, siempre será nuestro deber guiarlos y explicarles cada proceso y actividad que deben llevar a cabo y cómo hacerlo de manera correcta. Si contamos con un documento donde plasmemos y expliquemos cada proceso, esta labor será mucho más sencilla de cumplir.

Como ves, un protocolo de atención al cliente nos servirá en muchos aspectos de nuestro negocio, por ello lo recomiendo a todo el que me pregunte. Cuando tenemos cada proceso claro, el trabajo siempre es más fácil de lograr.

Descarga la plantilla protocolo de atención al cliente

He diseñado para ti esta plantilla, para que puedas crear tu protocolo de atención al cliente y así optimizar cada proceso que esto conlleva. Puedes apuntar cada proceso, preguntas y paso a paso que necesites, para cumplir con tu atención al cliente de forma ideal.

Dentro de la plantilla encontrarás ejemplos, posibles procesos, preguntas y respuestas que te servirán como guía al momento de crear tu documento.

¿Qué contiene esta plantilla?

• Especificaciones de cada proceso, junto a las herramientas que necesitan responsables de cada uno.
• Posibles casos que se presenten y plantilla de respuesta predeterminada para cada opción.
• Preguntas frecuentes y plantilla para posible respuesta en cada caso.

Ejemplo del contenido de la plantilla que descargarás.

Beneficios de descargar la plantilla protocolo de atención al cliente

• Ahorrarás tiempo entrenando a tu equipo.
• Optimizas tu tiempo y mejoras las tareas.
• Disminuyes el margen de errores.
• Tienes todos los procesos como guía o apoyo al momento de trabajar.

¿Cómo adquieres la plantilla?

1. Haz clic en el banner con la descarga que te dejaremos al final.
   Completa tus datos en la siguiente ventana que aparecerá a continuación.
   Aguarda unos minutos para que llegue el botón de descarga a tu correo electrónico.

Nota: Si solicitaste alguno de nuestros recursos y no lo recibiste, verifica todas las bandejas de entrada de tu correo (tales como spam, notificaciones, entre otras). En ocasiones el correo se puede ir a estas bandejas por error. En el caso de que por algún motivo no lo visualices en ninguna de las bandejas, especifícanos el nombre del recurso a hola@vilmanunez.com y te lo enviaremos.