Tutorial: Cómo llevar tu organización en ClickUp

Muchas veces no nos sentimos productivos, creemos que las horas del día no son suficientes, que nos quedan cosas pendientes, que algo se nos olvida, que las tareas que tenemos apuntadas no son suficientes y un sinfín de situaciones más que podemos enfrentar al no llevar una buena organización.

Apuntar las tareas diarias en una agenda puede ayudarnos mucho, pero cuando trabajamos en equipo, tenemos un equipo que liderar o simplemente, nos gusta llevar un mejor registro de nuestras tareas, pasarnos a lo digital es una gran opción.

🎯 Nosotros en Convierte Más utilizamos ClickUp.

Esta herramienta de gestión de tareas es la más completa y se ha adaptado muy bien a nuestras necesidades, siendo un grupo de empresas con un volumen de trabajo notorio, ClickUp nos ha ayudado a gestionarnos muy bien y a que cada integrante del equipo lleve mejor registro y organización.

Aprende en este artículo cómo crear tareas en ClickUp y comenzar a gestionar mejor tu trabajo.

¿Qué es ClickUp y cómo puede ayudarnos?

Es un gestor de tareas que facilita tu planificación. Lo mejor de esta herramienta es que puedes ajustarla a tus necesidades y personalizar al 100 % tus tareas. Con fecha límite, status, responsables, notas, comentarios, y más.

Esta plataforma, además de permitirte gestionar tus tareas, brinda recordatorios, notificaciones, bandeja de entrada, una gestión personalizada y lo mejor de todo es que puedes crear equipos de trabajo y agrupar en una plataforma a todos tus colaboradores.

Y sí, puedes gestionar equipos en otras plataformas, pero te contaré por qué ClickUp es la mejor opción.

Por qué ClickUp es la mejor plataforma frente a otras opciones

Es el más completo, tanto en su versión móvil, aplicación para computadoras y versión web. Cuenta con una excelente experiencia de usuario (es bastante intuitivo), su versión gratuita te permite acceder a todas las herramientas, la única limitante es que solo puedes manejar como máximo 5 espacios.

Puedes unir varias aplicaciones como Google Calendar, Slack, correo electrónico, entre otras que te permitirán ser más productivo y agilizar procesos internos.

Con ClickUp lo tienes todo en un solo clic. 😜

Qué cambios ha significado esta herramienta en la productividad del grupo C+

Cuando identificamos una posibilidad de mejora en el grupo, nos gusta aplicarlo. Cuando comenzamos con ClickUp esperábamos cambios, pero el resultado fue mejor de lo que pesábamos.

Conseguimos:

• Mayor nivel de productividad.
• Prevenir cuellos de botella o solución rápida a ellos.
• Mejora en los procesos internos de Convierte Más.

Al principio, los usuarios de cualquier herramienta pueden presentar un efecto de ser reacios al cambio, por ejemplo: “me quita tiempo actualizar ClickUp”, “es que no lo entiendo”, entre otros comentarios. Para evitarlos te recomiendo como líder conocer bien la herramienta, hacer tutoriales adaptados a tu negocio, utilizar las plantillas, evaluar qué vista se adapta mejor a tus necesidades, etc.

ClickUp no es un gasto, es una inversión en tiempo, prevención de errores y asistir personalmente a tus colaboradores o equipo de trabajo.

Cómo ha favorecido ClickUp el trabajo de project management.

ClickUp es una herramienta muy completa tanto en su versión gratuita como en su versión prémium, nos permite automatizar, realizar seguimiento, personalizar, asignar actividades, asignar fechas, generar reportes, evaluar de manera objetiva la productividad por áreas y a nivel general.

Contenido relacionado: Plantilla para organizar y planificar tu contenido orgánico y tu contenido de pago

5 tareas base que todo negocio debe tener

1. Asignar fechas (tanto de inicio como de cierre).
2. Asignar responsables.
3. Descripción correcta de actividades, brindarles los recursos necesarios, por ejemplo, si asignas una actividad al equipo de tecnología (como actualizar una landing page), debes compartir los recursos gráficos, textos, el branding a utilizar, entre otros detalles.
4. Espacios por área, por ejemplo: área financiera, área de proyectos, comunicaciones, etc. Inclusive si eres un negocio pequeño puedes intentar tener todo dividido por prioridades o áreas que administras en tu negocio, si eres el responsable de: administración y ventas, divide ambos espacios.
5. Conecta tu Google Calendar con tu ClickUp, eso te permitirá tener recordatorios de “actividades por vencer” o pendientes.

Beneficios de utilizar ClickUp para llevar el registro de tareas en nuestros lanzamientos

• Asignación de tiempos y responsabilidades, todos trabajamos en sintonía, cumpliendo nuestras actividades.
• Si existen cuellos de botella es más fácil de identificar y gestionar, dado que en ClickUp existe la posibilidad de dejar comentarios y enviar correos, esto nos permitirá llevar un respaldo y apoyar en las actividades.
• Automatización de actividades (por ejemplo, si en un lanzamiento necesitamos 3 reuniones para seguimiento o update), listo se dejan automatizadas.

Principales ventajas de esta herramienta

Como has podido notar, ClickUp es una de nuestras herramientas favoritas en el grupo. Nos gusta ser productivos y por ello es importante para nosotros monitorear las tareas y el tiempo que demoramos realizándolas, así saber cuándo solicitar nuevos pedidos o iniciar nuevos proyectos.

Te comparto las principales ventajas de esta herramienta:

➡️  Es gratuita: cuanta con una versión gratuita que te brinda muchas opciones y personalización. Puedes probar esta versión y de ser necesario, pasarte luego a la versión paga.

➡️  Permite mayor sincronización en tu equipo de trabajo: imagina que una tarea esté a cargo de 3 personas de tu equipo, esta herramienta permite que en una misma tarea colaboren las 3 personas. Estén al tanto de avances, comentarios y status de cada integrante.

➡️  Cuenta con una amplia variedad de funciones: también puedes copiar correos, archivos, cargar y crear documentos, imágenes, permite búsquedas, división por áreas. Es decir, puedes tener total control y personalización de tus tareas.

Cómo crear tu cuenta en ClickUp

1. Lo primero que debes hacer es ir a la página oficial de ClickUp, haz clic aquí para dirigirte automáticamente.

Verás esta página principal:

Debes hacer clic en Sign up y apuntar tu correo electrónico.

Luego debes dejar tu nombre y asignar una contraseña para tu cuenta.

2. Tu cuenta está casi lista, solo debes responder algunas preguntas, las cuales verás a continuación.

Un nombre para tu espacio de trabajo.

Selecciona una imagen de perfil y color característico.

Cómo escuchaste sobre ClickUp.

Cómo utilizarás ClickUp.

Por último, puedes exportar tus tareas de plataformas que utilizabas anteriormente.

Cómo crear tu primera tarea

Para muchos la primera tarea puede ser un poco confusa, muchas opciones, tablas y una herramienta nueva. Pero es más sencillo de lo que crees, solo sigue este tutorial y verás como luego puedes crear diferentes tableros, tareas y espacios.

Esta es la pantalla principal de “Espacios”.

1. Debes hacer clic en “Crear Lista” y asignarle un nombre.

2. Abajo a la derecha verás a opción de “Tareas”. Haces clic y puedes definir el nombre de tu tarea y una descripción.

3. Al tener tu tarea creada, puedes hacer clic en los 3 puntos al lado del nombre de tu tarea y editar status. Personalízalos con nombre, fase y color.

4. Luego puedes modificar asignados, fecha tope y nivel de prioridad.

De esta forma podrás ir creando dentro subtareas, agregar más detalles a tu tarea, etc. Si tienes dudas sobre la aplicación, déjame un comentario y te ayudaré junto a mi equipo.