Cómo ser más productivo en marketing o emprendiendo

Vilma Núñez

23/03/2017

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Mis amigos, lectores del blog y clientes siempre me preguntan cómo consigo hacer tantas cosas en tan poco tiempo. La realidad es que no tengo ninguna fórmula mágica ni una metodología específica. Tampoco me he considero una persona súper productiva ni mega organizada, pero sí una persona que toma acción siempre que puede.

En este artículo te quiero compartir lo que hago yo y que te servirán a ti también para ser más productivo en temas de marketing y como emprendedora con mis negocios.

¿Cómo ser más productivo?

1. Planifica de forma realista

Muchas veces planificamos tanto que perdemos el foco. Nos enfocamos tanto en la parte táctica que nos olvidamos del objetivo real.

Yo lo que hago para mi día a día es lo siguiente:

  • Tareas y objetivos semanales – prefiero hacerlos el viernes al finalizar mi semana de trabajo o el domingo.
  • Tareas diarias – cada día me hago mi lista de tareas y no hay nada que me de más satisfacción que ir tachando esas tareas una vez las termino.

Con proyectos grandes divido las tareas por generales y específicas y siempre agrego una columna para delegar.

Para el tema de llevar mis tareas NO uso ninguna herramienta. Aunque mi equipo usa Wunderlist yo planifico en una libreta todas mis tareas.

2. Pon fecha a tus objetivos, sueños y anhelos

La mayoría de personas procrastinan constantemente en su vida personal y profesional. Yo por el contrario intento no hacerlo. Cada vez que defino un nuevo proyecto, reto, objetivo o sueño le pongo una fecha límite.

En mi caso apunto la fecha en el calendario y luego inicio mi planificación con tareas previas para llegar a la fecha pautada.

Todos los grandes hitos que he conseguido en mi vida han sido con esta metodología. En el camino siempre encontrarás obstáculos, pero no seras tú el mayor de ellos.

Yo he llegado a compartir con mi comunidad algunas fechas con tal de presionarme más y no procrastinar. De este modo no sólo me fallaría a mi si incumplo sino que también le fallaría a mi comunidad y eso es algo que no sería justo.

3. Delega siempre que puedas

Cuando estaba yo sola con mis proyectos siempre estaba agobiada. Aunque terminaba mis tareas a tiempo, la presión me generaba estrés y el estrés me llegó a enfermar. Ahora puedo asegurarte que trabajo menos y produzco más y no lo digo sólo a nivel económico. Planificar y delegar ha hecho que pueda concentrarme en lo que en realidad soy buena y en mis funciones.

He aprendido a dejar de ser un pulpo y quiero compartirte cosas que tú puedes hacer hoy mismo para delegar tu trabajo:

  • Usa herramientas gratuitas y de pago que te ahorren tiempo y frustraciones. Delegar no siempre significa que tienes que pasar tareas a una persona de equipo, a veces el uso de una herramienta es la mejor forma de delegar tu trabajo. Ejemplo: Hacer un reporte de marketing sin herramientas de monitorización buenas te tomará 5 horas pero si pagas 20 euros al mes harás el mismo reporte en 1 hora o menos.
  • Colabora con otros profesionales y reparte las tareas.
  • Contrata a freelances y empresas de servicios para tareas que no son tu especialidad. Ejemplo: imagina que tienes que diseñar unas piezas gráficas. Tú puedes hacerlas, pero en realidad piensa si podrías invertir tu tiempo en algo más rentable.
  • Confía en tu equipo aunque se equivoquen. Mi equipo ha tenido muchos errores al igual que yo los tuve cuando era parte del equipo de otros. Sin embargo, debemos confiar en nuestro equipo aunque eso signifique trabajar doble las primeras veces. Te aseguro que hoy en día mi equipo hace algunas cosas hasta mejor que yo y no sabes lo feliz y orgullosa que me siento.

4. Desconecta para volver a conectar

Cuando era empleada mi desconexión consistía en llamar a alguien o jugar con el móvil. A veces inclusive pedía delivery para comer frente al ordenador mientras veía una serie de risas. Créeme que en esos momentos de break no pensaba en nada más. Cuando volvía a trabajar estaba de nuevo al 100% y mi productividad se disparaba.

Identifica qué te hace desconectar del trabajo y hazlo en tus momentos de break.

Ahora que tengo mi propio negocio tengo un horario más flexible. Aún así una vez al mes me tomo una tarde para mimarme (cosas de belleza) y al medio día siempre veo un capítulo de una serie con mi esposo o a veces simplemente hablo por Skype con amigos de España y me pongo al día con ellos.

5. Pide ayuda a tiempo y ahorrarás tiempo y dinero

Hay que reconocer que no somos expertos en todo y que tenemos que pedir ayuda antes de ahogarnos en un vaso de agua. Siempre he sido muy curiosa pero me di cuenta que la curiosidad mataba mi productividad y por eso decidí hacer algo.

Sí hay algo que no sé lo pregunto y no me da vergüenza. No te imaginas cuantas veces alumnos de cursos me han hecho preguntas difíciles y las veces que le he respondido “no lo sé, pero investigo y te dejo saber”. Mi investigación consiste en intentarlo yo por unos minutos y si no funciona le pregunto a otros amigos del sector. Antes perdía horas en intentar buscar la solución y ¿sabes qué? No merece la pena. Trabajar en marketing significa que te cambien las reglas del juego cada día, es imposible estar actualizada de todo, pero sí es posible colaborar, compartir y saber cuándo pedir ayuda.

6. Olvídate del correo electrónico y de tus redes sociales

El correo electrónico es el problema de la mayoría de profesionales hoy en día y las redes sociales ni se digan. Para demostrártelo quiero que hagas un pequeño ejercicio.

  1. Saca cuánto ganas por cada hora de trabajo (aunque sea un aproximando).
  2. Apunta en una semana los minutos y horas que le dedicas al correo y redes sociales
  3. Al final de la semana quiero que sumes el total de minutos y horas y que multipliques el total por el coste de tu hora.

El resultado será algo así:

Cuando haces este tipo de ejercicios te das cuenta del tiempo que pierdes en cosas inútiles y del coste que representa estar todo el día en tu correo electrónico.

Te recomiendo:

  • Poner tu celular en “no molestar” para evitar ver las notificaciones de nuevos correos y redes sociales.
  • Cuando estés haciendo cosas estratégicas o de análisis cierra el correo y cualquier red social en tu ordenador.
  • Vacía tu bandeja de entrada al final del día en vez de al inicio. La mañana es probablemente tu momento más productivo, si lo dedicas a responder correos en la tarde tu cerebro estará fundido y habrás perdido tu mejor momento.

7. Aprende a priorizar de verdad

Antes todo era IMPORTANTE o URGENTE para mí. Mantenía a mi equipo y proveedores en estrés. Aprender a priorizar hace que trabajemos todos de forma relajada.

Define las prioridades de las tareas nuevas y antiguas y verás como tu productividad se verá positivamente afectada.

8. Automatiza todo lo que puedas

Si repites una tarea más de 3 veces tienes que automatizarla. Me parece absurdo repetir tareas, por eso te recomiendo:

  • Tener un documento con respuestas frecuentes para tus clientes
  • Tener otro documento con enlaces que uses de forma frecuente
  • Utilizar 1 Password para organizar todas tus contraseñas de forma segura
  • Automatiza los correos para que NUNCA más le respondas a un cliente fuera de tu horario de trabajo. Yo para Gmail uso Streak.
  • Crea plantillas en tu correo para las cosas que siempre tienes que enviar. Ejemplo: mi información como speaker, info de mis servicios, etc. Para esto uso Streak (Gmail).
  • Utiliza herramientas que te ahorren el proceso de cerrar reuniones como Calend.ly o Assistant.to.

9. Invierte en herramientas para potenciar tu productividad

Antes te dije que delegar puede ser usar una herramienta que te ahorre tiempo y evite dolores de cabeza. Invertir en recursos es imprescindible para cualquier marketiniano o emprendedor hoy en día. A continuación te compartiré las herramientas que uso personalmente y con mi equipo para potenciar la productividad:

  • Slack – como te dije anteriormente intento evitar el correo electrónico y más para los correos absurdos. Con mi equipo nos comunicamos por Slack todo el tiempo y esto nos ha ayudado muchísimo a mejorar la productividad de todos.
  • Assistant.to | Extensión de Chrome para Gmail – esta será tu secretaría que te ayudará a cerrar reuniones con dos clics.
  • 1 Password para poder guardar de forma segura todas tus contraseñas. Nosotros en el equipo lo tenemos por bóvedas y así le asignamos accesos a nuestro equipo de forma segura.
  • Google Drive y Dropbox para administrar todos los documentos de forma colaborativa. De esta forma ahorramos tiempo.
  • Your Memo Pad | Extensión de Chrome que uso para guardar textos que uso habitualmente. Parece una tontería, pero con esta extensión me ahorro muchos minutos cada día.
  • Strick Workflow | Extensión de Chrome que uso para implementar la técnica pomodoro que básicamente consiste en trabajar 25 minutos seguidos y luego descansar 5 minutos.
  • Onetab | Extensión de Chrome que te permite agrupar todas las pestañas de tu navegador en una sola. De esta forma consumirás menos recursos de tu ordenador y estarás más enfocado.
  • Wunderlist , Trello y Things son herramientas que te ayudarán a llevar el tema de tus tareas.

Ahora dándote todos estos tips y herramientas para que puedas iniciar la meta de convertirte en una persona mucho más productiva, la pregunta que nos hacemos es ¿Qué pasaría si no sigo estos pasos?

Y la realidad es que es una decisión personal que cada uno de nosotros debemos tomar, si queremos o no crecer y ser mucho más productivos, pero acá te comparto algunas ventajas que tendrías al determinarte a ser productivo.

Ventajas de la productividad

  • ¡Te sentirás satisfecho y útil con todo lo que haces!
  • Aprenderás a centrarte en aquello que realmente es importante. Distinguirás entre aquello urgente y aquello que es necesario.
  • Tendrás más horas libres al día. Cuando te organizas a determinadas horas para cumplir ciertas tareas, podrás disfrutar de tu tiempo libre y sé que eso te hará muy feliz.
  • Aumentará tu creatividad a la hora de trabajar. Una de las cosas más satisfactorias, es darse cuenta de que estás llegando al objetivo planteado en todas tus tareas, eso será de motivación para ti.
  • Te convertirás en una persona disciplinada en todas tus áreas. Si desarrollas este hábito, lo serás con todo lo que haces, así que hablará muy bien de ti.
  • Estarás capacitado/a para asumir con responsabilidad nuevos retos.

¿Y ahora qué? Ahora queda de tu parte decidir aprovechar cada herramienta que te he brindado para aumentar tus niveles de productividad, es decir, para ser más productivo. Y no olvides que la productividad lleva enlazada un mayor rendimiento que potenciará y optimizará tus esfuerzos.

Una vez leas este artículo te invito a realizar el curso gratuito Ahorra Más tiempor y dinero que mi equipo y yo hemos hecho para que inicies hoy mismo a incrementar nuevos tips en tu vida profesional, académica, familiar y personal.

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